Personvernerklæring (for kunder og andre)

1. Bakgrunn

Denne personvernerklæringen beskriver dine rettigheter til personvern og vårt engasjement for å beskytte dine personopplysninger.

1.1 Hva er en personopplysning og hva innebærer behandling av personopplysninger?

Personopplysning er all informasjon som kan knyttes til deg som en person, for eksempel navn, kontaktopplysninger, bilder etc.

Med behandling menes alt som man gjør med en personopplysning. For eksempel innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbeiding eller endring, utlevering.

1.2 Hvem er ansvarlig for de personopplysningene vi behandler?

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med en behandling og hjelpemidlene i behandlingen. Vestbo BBL med organisasjonsnummer 946 450 197 er i hovedsak behandlingsansvarlig for behandlingene som vi redegjør for i denne personvernerklæringen. For enkelte behandlinger er det Vestbo BBL sine datterselskap eller andre selskap som vi har eierandel i som er behandlingsansvarlig. Hvorvidt et slikt selskap er behandlingsansvarlig vil fremgå uttrykkelig i vedleggene som fremgår i pkt.2.2 under overskriften " Områder hvor vi behandler personopplysninger". I motsatt fall vil Vestbo BBL være behandlingsansvarlig for aktivitetene som er nevnt i pkt. 2.2.

Den generelle erklæringen gjelder tilsvarende for Vestbo BBL og konsernselskapene som er nevnt som behandlingsansvarlig i vedlegg i pkt. 2.2, med mindre det ikke er presisert at erklæringen gjelder spesielt for Vestbo BBL alene eller for de enkelte andre selskaper. Referanser til "Vestbo", "vi" og "oss" i den generelle erklæringen omfatter derfor alle disse selskapene.

Vestbo BBL har også øvrige datterselskaper som har egne personvernerklæringer. Dette gjelder blant annet Eiendomsservice Vest AS, Vestbo Garanti Sentrum AS og Vestbo Garanti Landås AS. For å lese personvernerklæringene til disse selskapene henvises det til de respektive selskaper sin egen hjemmeside.

Vestbo kan behandle personopplysninger enten gjennom å selv samle inn og behandle personopplysningene for egen regning og til egne formål, eller på oppdrag fra andre. Når Vestbo BBL behandler personopplysninger på vegne av andre er det som oftest i kraft av å være forretningsfører for boligselskap. For enkelte av disse oppgavene operer Vestbo BBL som behandlingsansvarlig. Disse tilfellene er omfattet av denne erklæringen. For andre tilfeller operer Vestbo BBL som databehandler på vegne av boligselskapene, og det er da boligselskapet vi behandler opplysningene på vegne av som er ansvarlig for behandlingen. Dette kan være tilfelle dersom du bor i et boligselskap som kjøper forretningsførertjenester av oss. Dersom du har spørsmål til behandlinger som gjelder deg som bor i et boligselskap hvor Vestbo er forretningsfører og som ikke er omfattet av denne erklæringen ber vi deg om å kontakte ditt boligselskap direkte.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi og hvorfor?

2.1 Generelt

Vestbo samler inn og behandler personopplysninger innenfor de områdene og aktivitetene som oppgis nedenfor.

Hoved årsaken til at vi behandler personopplysninger er for å oppfylle en avtale, slik som f.eks. avtale med våre medlemmer, boligselskaper (forretningsfører), leietakere, kjøpere av bolig av oss eller avtaler med samarbeidspartnere eller leverandører.

Det er frivillig å avgi personopplysninger til Vestbo. For å kunne administrere ditt Vestbo medlemskap på en forsvarlig måte er det enkelte opplysninger Vestbo BBL må registrere, slik som navn, fødselsdato, adresse, innmeldings dato, medlemsnummer og opplysninger om innbetalinger av medlemskontingent. Dersom du ikke ønsker å oppgi disse opplysningene er det mulig at du ikke kan være medlem eller kunde hos Vestbo, fordi vi eksempelvis ikke kan fakturere deg for medlemskapet, levere tjenester eller følge lovpålagte registreringsplikter.

I det følgende finner du konkret informasjon om de områder hvor vi behandler personopplysninger. Videre har vi angitt formålet med, behandlingsgrunnlaget (den lovlige grunnen for behandlingen) og hvordan vi samler inn personopplysningene.

2.2 Områder hvor vi behandler personopplysninger

Behandlingen av dine personopplysninger kan være dekket i flere enn en av de følgende kategoriene:

  • Du som er medlem av Vestbo
  • Du som er beboer i et boligselskap som Vestbo er forretningsfører for
  • Innfordring og inkasso
  • Administrering og godkjennelse av forkjøpsrett
  • Utsending av nyhetsbrev om boligprosjekt og medlemsblad
  • Kundeundersøkelser og markedsanalyser
  • Du som har meldt din interesse for boligprosjekt og/eller kjøper en bolig eller et område av Vestbo
  • Du som er leietaker i en bolig eller område Vestbo eier
  • Kontaktpersoner til kunder, leverandører m.m., og styremedlemmer, andre tillitsvalgte og ansatte i boligselskap.
  • Du som har meldt deg opp til arrangement eller kurs
  • Du som kontakter oss via mail, telefon eller nettside
  • Rekruttering – du som er interessert i en stilling hos oss
  • Sosiale medier
  • Rettslig forpliktelse

2.3 Særlig om særlige kategorier av personopplysninger

Med særlig kategorier av personopplysninger i denne erklæringen menes personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Vestbo kan behøve å behandle særlige kategorier av personopplysninger innenfor rammen av ansettelser, juridisk rådgivning for boligselskap, boligtilpasninger etc.

Vestbo behandler aldri særlige kategorier av personopplysninger uten etter samtykke fra den registrerte eller at det foreligger lovlig behandlingsgrunnlag som fremkommer i EUs personvernforordning art. 9. Ved hver behandling av særlig kategorier av personopplysninger foretar Vestbo alltid tilstrekkelige sikkerhetstiltak for å sikre opplysningene. Personopplysningene er aldri tilgjengelig for flere personer enn hva som er nødvendig, og dette gjelder også når Vestbo opererer som databehandler.

3. Hvor lenge lagrer vi personopplysninger om deg?

Vestbo lagrer aldri personopplysningene lengre enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet personopplysningene ble innsamlet for. Deretter slettes eller anonymiseres personopplysningene slik at de ikke kan kobles til deg. Dette forutsetter at opplysningene ikke lengre er nødvendig for noen av våre andre behandlinger.

Dette innebærer at opplysningene som utgangspunkt slettes etter at avtaleforholdet vårt med deg er opphørt. Tilsvarende gjelder dersom vi behandler opplysningene i egenskap av behandlingsansvarlig på oppdrag fra andre og oppdragsgiver ikke lenger har et avtalemessig forhold eller på andre måter er pliktig til å behandle dine personopplysninger. For medlemmer som er inaktive, dvs. medlemmer som ikke betaler medlemskontingenten slettes personopplysningene 3 år etter inaktiviteten påbegynte.

Fra dette utgangspunktet finnes det unntak. Samme personopplysninger kan behandles for flere ulike formål. Dette kan innebære at en personopplysning som ikke lengre behøves for å oppfylle et formål fortsatt kan lagres og behandles fordi vi behandler personopplysningen til et annet formål. Dette vil kun være tilfelle dersom formålene er forenlige og/eller dersom vi fortsatt har et behandlingsgrunnlag for behandlingen.

Dersom vi eller vår oppdragstaker har et økonomisk mellomværende med deg eller vi eller vår oppdragstaker skal fastlegge et rettskrav lagres opplysningene inntil disse formålene er oppfylt. Tilsvarende gjelder dersom vi skal administrere eventuelle garantier og/eller reklamasjoner.

Vi kan også lagre personopplysningene lengre for å markedsføre tjenester og tilbud hvor du har meldt din interesse og som Vestbo tror kan være til interesse for deg som medlem eller kunde. Eksempelvis nyhetsbrev, medlemsblad, informasjon om boligprosjekter m.m. Vi lagrer disse personopplysningene så lenge de trengs for å administrere denne markedsføringen og så lenge du ikke har reservert deg mot å motta slik informasjon.

Personopplysninger om potensielle kunder, samarbeidspartnere eller leverandøren og deres kontaktpersoner slettes når dialogen med disse er opphørt, under forutsetning av at ingen relasjon etableres, eller slettes direkte dersom kunden, leverandøren, samarbeidspartneren eller kontaktperson til disse protesterer mot direkte markedsføring.

Vi vil også lagre personopplysninger som vi er pålagt å lagre i henhold til lov, for eksempel Bokføringsloven, aksjeloven og Bustadbyggjeloven. Vi lagrer da personopplysningene så lenge loven krever dette.

Personopplysninger om kandidater som ikke får ansettelse hos oss slettes etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet. Vi kan dog ha behov for å lagre personopplysningene etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet dersom vi anser at det er nødvendig for fremtidig rekruttering. Slik lagring skjer med samtykke fra kandidaten og personopplysningene lagres da inntil samtykke er trukket tilbake eller til vi ikke lenger har behov for å lagre personopplysningene. Normalt er lagringsperioden for dette 1-3 år.

4. Hvordan behandler vi personopplysninger?

4.1 Utlevering av personopplysninger til ekstern part

Vestbo kan i enkelte tilfeller ha behov for å utlevere dine personopplysninger til andre organisasjoner, selskap, offentlige myndigheter eller andre relevante tredjeparter innenfor rammen av de behandlingene vi gjør. Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempel på slikt grunnlag kan være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjon. Utlevering kan også være nødvendig for at vi skal oppfylle vår forretningsføreravtale med boligselskapene og medlemsavtale om fordelskort.

Vestbo selger aldri videre dine personopplysninger.

Dine personopplysninger kan bli delt med følgende kategorier av mottakere:

  • IT-tjenesteleverandører (eksempelvis for system, support, lagring og kundeservice) - vi benytter i hovedsak BBL Datakompetanse AS (BBL Digital) – org. Nr. 980 557 707.
  • Entreprenører for bygging eller ombygging av boliger
  • Strømleverandører, bredbåndsselskap, kabel-TV-selskap osv.
  • Innfordring og inkassoselskap
  • Våre oppdragsgivere (eksempel ditt boligselskap eller utleier ved for eksempel rapportering om forkjøpsrett og inkassosaker)
  • Arrangement og kursarrangører ( for arrangement du er påmeldt til)
  • Markedsførings- og kundeundersøkelsesbyråer, samt trykkerier.
  • Banker, betalingsløsning, leverandører av digitale kommunikasjonstjenester
  • Myndigheter ( f.eks. kommuner eller offentlige myndigheter i innfordrings og inkassosaker, Kartverket ved registrering i grunnbøker og Brønnøysundregistrene).
  • Boligbyggelagenes Partner (BBL Partner) – org. Nr. 960 628 519 ved utlevering av medlemslister og andre opplysninger som er nødvendig for at BBL Partner skal administrere fordelsprogrammet.
  • Andre selskap innen VESTBO konsernet slik som Vestbo Garanti Sentrum AS og Vetsbo Garanti Landås AS i saker som gjelder kjøp av bolig fra oss og andre selskaper i Vestbo konsernet og som utfører tjenester for oss.
  • Rekrutteringsbyrå i forbindelse med rekrutteringsprosesser

Vestbo etterstreber at dine personopplysninger kun skal behandles innom EU/EØS og alle våre egne IT-system finnes her. I unntakstilfelle kan dine personopplysninger bli behandlet utenfor EU/EØS, for eksempel dersom vi deler dine personopplysninger med en databehandler som selv eller gjennom en underleverandør er etablert i eller lagrer informasjon i et land utenfor EU/EØS.

Mottakere som behandler personopplysninger for Vestbo sin regning (slik som databehandlere), skal alltid inngå en databehandleravtale med oss. Avtalen skal bidra til å sikre at dine personopplysninger håndteres på en korrekt og sikker måte. Databehandler kan kun behandle dine personopplysninger i henhold til de instruksjoner vi gir databehandleren og databehandleren kan ikke benytte personopplysningene til egne formål. Databehandlere er også pliktig i henhold til lov å sikre sikkerheten til dine personopplysninger.

Dersom vi deler personopplysninger med en mottaker som er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger, eksempelvis en myndighet eller boligselskap er mottakeren ansvarlig for den videre behandling sin lovlighet. Vestbo utleverer bare personopplysninger til mottakere vi stoler på.

5. Den registrertes rettigheter

Du har etter Personopplysningsloven og Personvernforordningen en rekke rettigheter i forhold til vår behandling av personopplysninger om deg.

Rett til innsyn
Du har rett til å få innsikt i de opplysningene vi behandler om deg, samt bestemte ytterligere opplysninger.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige opplysninger om deg selv korrigert.

Rett til sletting
I særlige tilfeller har du rett til å få slettet personopplysninger om deg før tidspunktet for vår alminnelig generelle sletting inntreffer.

Rett til begrensning av behandling
Du har i visse tilfeller rett til å få behandlingen av dine personopplysninger begrenset. Hvis du har rett til å få begrenset behandlingen må vi fremover kun behandle opplysningene – bortsett fra oppbevaring-med ditt samtykke, eller med henblikk på om rettskrav kan fastlegges, gjøres gjeldende eller forsvares, eller for å beskytte en person eller viktige samfunnsinteresser.

Rett til innsigelse
Du har i visse tilfeller rett til å gjøre innsigelse mot vår behandling eller lovlige behandling av dine personopplysninger. Du kan også gjøre innsigelse mot behandling av dine opplysninger til direkte markedsføring.

Dataportabilitet

Du har i visse tilfeller rett til å motta dine personopplysninger i en strukturert, alminnelig anvendbar og maskinlesbar format, samt å få disse personopplysningene overført til en behandlingsansvarlig til en annen uten hindring.

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter ber vi deg rette en henvendelse til post@vestbo.no eller kontaktinformasjonen som fremkommer i punkt 6. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil kunne be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Dersom behandlingen av dine personopplysninger skjer med grunnlag i samtykke kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Du kan også når som helst reservere deg mot å motta direkte markedsføring fra oss, slik som nyhetsbrev, medlemsblad, informasjon om boligprosjekt, fordeler o.l. Dette kan du gjøre ved å melde deg av på eventuelle mottatt e-post, eller reservere deg mot å motta informasjon og trekke tilbake et eventuelt samtykke ved å kontakte kundesenteret på e-post til post@vestbo.no/ eller pr. telefon 55 30 96 00. Du kan også reservere deg mot markedsføring av fordelsprogrammet og endre og korrigere din informasjon på Minside.

6. Kontaktopplysninger og rett til å klage

Ved spørsmål om personvernerklæringen eller ved andre spørsmål vedrørende vår behandling av personopplysninger vennligst kontakt oss på følgende kontaktinformasjon:

Postadresse: Postboks 1947 Nordnes, 5817 Bergen
Besøksadresse: Strandgaten 196, 5004 Bergen

Email:post@vestbo.no

Telefon:55 30 96 00

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så vil vi gjerne at du hører fra deg. Du kan også klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

7. Endringer av personvernerklæringen

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Ved mindre endringer vil vi normalt kunngjøre dette på hjemmesiden, i medlemsblad, nyhetsbrev eller lignende. Dersom vi gjennomfører vesentlige endringer i personvernerklæringen og vi har dine kontaktopplysninger vil du motta varsel om disse endringene i hensiktsmessige kanaler. Du vil alltid finne vår oppdaterte personvernerklæring på vår nettside www.Vestbo.no.

8. Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Vestbo anvender "cookies" for å hjelpe deg med å personliggjøre din online-opplevelse. En cookie er en tekstfil som blir plassert på din harddisk via vår webserver. Cookies kan ikke anvendes til å kjøre programmer eller avlevere virus til din datamaskin. Cookies blir på unikt vis tildelt deg, og kan kun leses av webserveren i det domene som utstedte de omtalte cookie'ne til deg.

En av de primære funksjonene til cookies er å spare din tid. Formålet med en cookie er å kunne fortelle webserveren at du er vendt tilbake til et bestemt nettsted. For eksempel, hvis du personliggjør Vestbo nettsider, eller registrerer deg hos Vestbo eller bruker tjenester, hjelper en cookie Vestbo med å huske informasjon om dine personlige karakteristika eller tilbakevendende besøk. Dette forenkler prosessen med å samle inn dine personlige opplysninger, som regningsadresse, forsendelsesadresse osv.. Når du vender tilbake til den samme Vestbo, kan de opplysninger du tidligere skrev inn bli hentet frem, slik at du lettere kan anvende de Vestbo funksjoner du personliggjorde.

Du har mulighet til å akseptere eller avvise bruken av cookies. De fleste nettlesere aksepterer automatisk cookies, men du kan innstille din nettleser til å avvise cookies hvis du ønsker det. Hvis du velger å avvise cookies, kan du bli forhindret i å fullt ut utnytte den interaktive opplevelsen på Vestbo og på andre nettsteder