BEVAR-AVTALEN
Bevar-avtalen består av to produkter:
- Bevar Vedlikehold
- Bevar HMS
Bevar Vedlikehold:
Dette er en rapport som skal hjelpe styret i boligselskapet med å holde oversikt over de periodiske vedlikeholdsoppgavene. Rapporten inneholder 10 års planer for hva som bør gjøres og når det bør gjøres. Dette er for eksempel overflatebehandling av vegger og vindu/dører, vindusutskifting, med mer. Kostnadsberegningen er et estimat over det planlagte periodiske vedlikeholdet i boligselskapet, for de 10 årene. Rapportens tekstdel inneholder en rekke nyttige tips til daglig drift og når det er fornuftig å tenke rehabilitering. Vestbo utfører ikke oppgavene i rapporten, men vi kan bistå styret med å lage anbud eller få utført oppgaver i henhold til planen ut fra styrets prioriteringer. Dette må styret be om at vi utfører.
Det blir gitt oversikt over hva som bør avsettes pr leilighet pr måned for å dekke inn estimerte kostnader til periodisk vedlikehold. Oppspart kapital benyttes til å vedlikeholde bygninger/eiendom slik at verdien av bygningene opprettholdes. Styret er i forhold til Burettslagslova forplikta til å holde bygninger og eiendommer i boligselskapet i forsvarlig stand. Bevar vedlikehold er et redskap til å få utført denne plikta på best mulig måte, ved å legge planer for tiltak til rett tid, sammen med finansiering av tiltakene.
Bevar Vedlikehold kan hjelpe styret med å prioriteringene i forhold til vedlikehold/økonomi gjennom:
- Årlig eller 2. årig befaring av kvalifiserte fagfolk i henhold til avtale/lagets behov
- Bygningenes tilstand blir vurdert, og hvilke tiltak som bør gjøres 1. år blir anbefalt.
- Rapport som viser periodisk vedlikehold de neste 10 årene:
Tiltak og estimat for økonomien i tiltakene.
- Riktige tiltak til riktig tid:
Gjør det enklere å holde oversikt over, og planlegge hvilke vedlikeholdsoppgaver som bør gjøres og når det bør gjøres. Større prosjekter gir som regel lavere kostnader totalt sett.
Lettere å vise andelseierne hva styret har jobbet med og videre planer.
- Forutsigbar og ryddig økonomi:
Fremtidige vedlikeholdskostnader er estimer, og anbefalt avsetning til vedlikeholdet er beregnet på bakgrunn av dette.
Enklere for styret å forsvare oppbygging av kapital til periodisk vedlikehold.
Styrets vedlikeholdslogg kan føres inn i planen som en dokumentasjon på hva styret har utført.
- Kontinuitet i vedlikeholdet:
Hindrer at informasjon går tapt i forbindelse med utskiftninger i boligselskapets styre.
- Hjelp til gjennomføring av tiltak:
Styrets egen kontaktperson hos teknisk avdeling bistår i spørsmål og gir assistanse i gjennomføring av vedlikeholdet. (Be om pris)
- Tilskudd til etablering
Boligselskapet kan søke Husbanken om tilskudd til å etablere planen som Trinn 1 tilstandsrapport. Ved tegning av avtale blir dette ivaretatt av Vestbo.
Ved etablering av Bevar Vedlikehold søker vi Husbanken om tilskudd i henhold til reglene i Husbanken, tilskudd til tilstandsvurdering, trinn 1. Det gis pr dato tilskudd med inntil 50 % av boligselskapets kostnader til etableringen.
Bevar HMS:
- Et boliglag er en bedrift.
- Boliglaget SKAL etterkomme reglene i Internkontrollforskriften.
- Boliglaget SKAL dokumentere at forskriften etterleves.
- Dokumentasjonen SKAL være skriftlig.
- Systemet SKAL tilpasses boliglaget.
HMS i boliglaget:
- Boliglaget skal ha en overordnet HMS – plan for hele laget.
- Engasjeres en entreprenør til et arbeid i laget, skal HMS-ansvarlig vurdere hvilke farer dette arbeidet kan medføre og dokumentere vurderingen eksempelvis med å lage en HMS – plan.
- Skriftlig avtale om hvem som er HMS – ansvarlig for den aktuelle jobb.
- Får arbeidet karakter av en bygge- og anleggsplass vil laget være underlagt byggherreforskriften. Det skal lages SHA – plan.
- Ved dugnadsarbeid skal også HMS vurderes.
- Disponerer laget diverse utstyr og maskiner skal det dokumenteres at nødvendig opplæring er gitt til de som betjener utstyret/maskinene, prosedyrer ved ulykker og at utstyret er vedlikeholdt og i forsvarlig stand.
- Pålegges andelseiere arbeid som krever sikring/sikkerhetsutstyr har HMS – ansvarlig i laget ansvar for at sikringen/utstyret er tilgjengelig, og nødvendig instruks gitt i forhold til bruk. Skal dokumenteres.
Vestbo tilbyr Bevar HMS:
- Et nettbasert program til hjelp med HMS-arbeidet i boligselskapet.
- Tilpasses det enkelte boligselskap.
- Alle lover og regler er til en hver tid oppdatert.
- Systemet har varsling på sms eller e-post for aktiviteter eller utbedring av avvik.
- Varslingslengde i forhold til frist settes av laget
- Laget bestemmer hvem som varsles.
- Systemet kan oppdateres fra mobil når et varsel er utført.
- Arkivet består selv om styrene skifter.
- Elektronisk lagring – ingen fare om papirkopier forsvinner.
Fordeler med Bevar HMS :
- Raskt å etablere
- Enkelt å bruke
- Enkelt å få oversikt
- Innlagte data vil være tilgjengelig når som helst og hvor som helst når en har tilgang til nettet.
- Alle regler blir oppdatert sentralt
- Ved bruk lagres dokumentasjonen slik at myndighetskrav er ivaretatt.
- Arkiv overføres enkelt til neste styre.
- Boligselskapets HMS-ansvalig kan enkelt fremlegge statusrapport for HMS-arbeidet.